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什么是OA办公系统信息流?OA办公系统是如何处理和管理信息的?

办公活动的核心是实现管理,实现管理应通过信息处理来进行,所以,办公活动的主要 特征是处理信息流。信息,正如像人、材料和资本一样,也是一种资源。


什么是OA办公系统信息流?

OA办公系统信息流管理的目的,就是对机构内的信息流进行监督和控制,以便以最小的代价充分利用 这些信息。信息管理的具体工作也就是监督和控制其机构内信息的生成、收集、加工、存储、 复制、分配,直到信息销毁的全部过程。这个过程称作OA办公系统信息流,

OA办公系统是如何处理和管理信息的?

(1) 接收与生成信息
一输入系统的信息包括两类:系统外部传来的信息和系统内部因办公活动而生成的信息。 在行政事业单位,主要有下级机构所呈交的报表、公文,上级机构下发的文件,相关机构及 环境所产生的信息等;在生产经营单位,主要是有关生产、技术、设计、货存、市场、价格、 人事管理、劳动管理等类信息。

(2) OA办公系统记录与保存信息
一 4—
将输入系统的信息以及经过系统加工与处理的信息,以规定的方式记录下来、组织起来 进行保存,供需要时查询。

(3) OA办公系统加工处理信息
将输入与存储的信息按照其性质、内容和需要进行各种技术性加工,并且对信息的内容 进行分析、综合、判断等深层次处理。
(4) OA办公系统利用信息
全部OA办公系统所支持的最终目的是对信息(主要是经过加工处理的信息)的利用。不同 级别的办公人员或办公活动,对信息加工程度的需求不同,利用的深度与方式也不同。对信 息使用的结果会产生一些新的信息,这些信息既可能支持木OA办公系统内部工作与决策(如按 某种需求安排完成任务的先后顺序),又包含输出至系统外部(如上级领导机关、相关机构、 社会等)的决定、结果等。
(5) OA办公系统印出与传输信息

将系统内部经过加工、处理的信息或者决策信息等印出(如打印)以便于保存,或者完 成上传下达等传输工作。传输信息可利用纸张、通信工具等多种手段。
(6) OA办公系统销毁信息
各类OA办公系统(行政的或商务的等)都含有不同形态(纸基的或数字化的等)的保密信 息,一旦被对手获得则会产生后患。这类信息如不需保留则应采用特定的技术手段销毁

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