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对于协同OA产品,我们会发现一个有趣现象:产品功能牛得不得了!除了传统OA


协同OA产品在用车、会议管理系统的实际运用与思考


模块,还将CRM系统、项目管理系统、人力资源管理系统、档案管理系统等专门系统纳入系统,似乎配合OA无所不能、无所不包。在忠旺软件公司的协同办公产品研发过程中,经历了一段漫长而相似的历程:在2009年前的七、八年时间里,该产品一直在追求系统的强大力量和功能的丰富性。开发了多种企业应用程序的系统功能,并将其划分为忠旺致力于合作的“系统功能库”。此时系统功能异常丰富,产品似乎表现出很有竞争力的外观。事实上,程序员经常使用的系统模块并不像预期的那么好!首先,如CRM、项目管理、人力资源、文件管理等系统已经成为一个非常专业的、具有独立市场领域的主题性软件,甚至这些主题软件的市场规模可能要比OA协作大得多。协同OA产品中这些子系统的专业程度是什么?例如,CRM管理系统有协助销售管理的CRMS、满足服务形式的CRMS、用于销售主要帐户的CRMS、用于个人的CRMS、用于综合市场管理的CRMS以及适合于分销和渠道的CRMS。CRM在协同OA中只是简单而粗糙的CRM元素管理,其应用,专业性很难提及。大多数协同OA厂商和希望软件一样,都陷入了“想做”的盲目、失落的状态!你们有我,要相互模仿,“不愿落后”。结果是整个系统是“强外干”,产品研发成本巨大,项目实施非常被动!此外,协同办公系统中许多常见的功能模块也是值得研究的。以下是一些例子。
1.用车管理系统

用车管理曾经是受到高度关注的OA功能之一。其功能基本都是车辆信息管理、用车 申批流程、车辆护养管理等等。
但这个功能是十多年前提出的,那时候有两个环境:其一,OA系统更多地应用于政 府机关、国有企业;其二,那时候都是公车,极少有私车。而现在,OA系统应用群体已 经非常广泛了,私车非常普遍了,许多政府机关也根据此形势在进行“车改”。
那么,在当前形势下,原来的用车管理系统还实用吗?我想我不说,你也会立马得出 结论:不实用!确实如此,现在的用车管理系统形式五花八门,作为协同OA软件厂商, 又该如何来设计你的系统功能呢?
另外,车辆信息更应该作为企业资产进行统一登记,而不应该在独立模块中登记、管 理。用车申请审批以及车辆养护费用等的管理完全可以采用统一的工作流系统实施。
 

2.会议管理系统
会议管理也是很多OA系统中非常常见的功能。传统的会议管理主要实现会议计划拟 定、通知签收、会议纪要、会议室使用管理等功能。这些功能似乎很有用,尤其在我多年 的客户售前沟通中,都会得到客户的认可:“就是这个,跟我们的会议管理完全一致!”但 实际效果呢?很少有人用起来,在使用过程中用户突然觉得它很麻烦。

这究竟是怎么回事?

经过认真分析,我发现,除了系统的操作方便性问题之外,更核心的是它的应用对象 和应用环境发生了变化。对于能够实施协同OA的客户单位,提升“效率”与“规范”是 非常重要的两个目标,但日常工作电子化、模拟化的这种做法只能是形式上的信息化,只 能给用户的实际工作带来麻烦!
在实际的会议管理中,还有很多问题需要思考:
在实际的会议管理中,仍有许多问题需要考虑:-哪些会议需要会议管理系统,部门还是企业?-会议是通过单位通知系统(或OA中的电子通知)进行的。单位内的电子屏幕甚至黑板是有效的,还是通过这个会议管理系统有效?会议记录是作为文件管理系统管理的(根据国家文件的类型,正式记录是正式文件的类型之一),还是会议管理系统中的一个独立过程?会议的组织管理是协作性的正式管理吗?。OA,还是应该以实际的方式进行管理?是一个房间的会议?-狭隘地理解为在会议室举行的会议吗?你不需要管理层来参加单位以外的会议吗?一个接一个地,你可以看到,“会议管理系统”太不切实际了,经不起审查。
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