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工作流OA系统的九大自动化处理能力体现

无论是基于基础中间件工作流,还是基于应用型工作流,最终都需要将企业各种业务 管理体系落实到工作流OA系统当中。无论是开发实现,还是配置化速成,它都必须具备如下 足够的应用和设计能力,否则就是不完整、不成熟的工作流OA系统
5.4.1流程应用能力

工作流OA系统的应用能力指OA系统对企业各种管理流程处理的适应能力、解决问题能力。 成熟的工作流OA系统应具有如下典型功能:

工作流OA系统的九大自动化处理能力体现


1. 是否基于角色化的定义
基于用户(User)的身份定义好处在于数据结构的简易、流程流向的准确定位。这种 模式较适于小型用户群体的、“人情化”管理的企业环境。
而“角色化管理”却是众多应用OA系统所推崇的模式。其一,该模式可以方便大用户群 体的选择;其二,更符合现代“岗位管理”模式要求,它避免以“独立人”为管理对象所 形成的“人情化”的管理模式。所以角色化管理更适合具有一定人员规模、更具严格的现 代化科学管理特征的企业环境。
但现实环境中,即使再规范的大型企业,除了主体基于角色的人员定义,同时还依然 存在“基于用户”的需要。因此它们往往是并存的。
2. 是否基于图形化的流程设计
目前各个专业工作流厂商(或专业OA厂商)的工作流程设计基本上都釆用了图形化 的展现模式,有些釆用了 JS图像技术,有些采用了 VML技术,有些釆用了 LabView技术, 有些采用了图形Silverlight富客户端技术,有些釆用了 Java Applet技术。无论哪一种技术

实现方式,这种图形化的展现模式以最直观的方式向用户提供了一个人性化、快捷、方便
的流程设计方式。
3. 对于流程节点处理模式的支持
流程节点处理可定义为“单人”或“多人”。单人即该节点由某个指定的人处理,无 须其他人员参与。多人处理即该节点可以定义为多个人员进行协同处理。多人处理又分为 顺发模式、并发模式和竞争模式三种。
顺发模式:指节点的多个处理人根据前后顺序依次进行处理的模式。
□并发模式:指节点的多个处理人不分前后顺序,同时并行处理该节点的模式。 □竞争模式:指节点的多个处理人中的任何一个在第一时间已处理,其他处理人便不 需要再行处理的模式。
4. 流程自动化的“条件”处理能力
流程事件在处理过程中的流向或通过流程设计时的既定设置或通过人员即时选取,不 过这些大都属于人工处理模式,都需要人为设置干预。而自动化的“条件”处理则是通过 流程设计时事先定义好在什么情况下如何进行流向。
例如,某员工进行费用报销,OA系统可以根据他报销费用的数额进行条件判断。如果报 销人是经理层人员,报销费用在300元以内的,则转向财务直接报销;如果是经理层人员, 但报销费用在300元以上的,则需要由上级主管和总经理逐级审批;如果额度大于I万元 的,则必须由董事长审批签字。如果报销人是普通员工,则其部门经理、上级主管、总经 理、董事长根据其相应额度进行层层审批。这一流程如图5.3所示。
在该流程设计中,自动化的条件处理能力大大提高了OA系统的智能性、业务管理的规 范性。
5. 流程流转的角色关联性处理能力
业务在流程处理时,下一节点的审批人往往与流程启动人角色有密切关联。如果启动 人是市场部员工,那么它的下一节点审批人则自动选择的是市场部经理;如果启动人是产 品部员工,那么OA系统会自动选择产品部经理。而不是由启动人自由选择它的下一节点审 批人。


图5.3流程自动化的条件处理能力

这种能力即角色关联性处理能力,是一个成熟工作流应用OA系统所应具备的。
6.流程之间流转的联动、嵌套能力

对于一个日常的常规性的事情,可能引发多个流程之间的联动或嵌套。如员工出差整

体过程可能涉及出差申请流程、借款管理流程、费用报销流程等若干个流程单元。传统处 理方式是人员逐一去操作这些流程单元,工作繁复;而联运和嵌套能力则让这些流程之间 可以互动起来,如人员填报了出差申请流程后,会自动进入借款管理流程,在费用报销流 程完毕后,费用报销单据会自动形成会计凭证自动转入到企业的财务OA系统中去,这样大大 提高了企业工作效率和管理水平。

7. 意见征询和信息传阅
意见征询是指流程节点处理人在办理时往往需要征询其他人员的意见后方确定自己 的意见。信息传阅是指流程节点处理人在办结后可以将自己的处理意见传阅给其他相关人 员以周知。意见征询和信息传阅功能是工作流OA系统不可或缺的功能点,更是人机交互性的 良好表现。
8. 流程的索回与拨回机制
索回是信息管理OA系统中常用的一种机制,指用户可以及时索回自己办毕的流程,而本 该在下级节点处理的人便不会收阅到这个已经被索回的流程了。当然索回的前提是后面的 人还没有签收处理。索回机制可以减少流程处理的失误性,避免不当操作。
拨回指用户可以对当前所要处理的流程进行回退,一种方式是直接拨回到启拟人,另 一种方式是拨回到上一节点处理人。一些产品以额外转移连接线来实现拨回,这种方式似 乎能够解决一定的问题,但其缺点是明显的,因为每个节点都应该有拨回的需要,总不可 能对每个节点都进行这样的设计。
9. 流程事件超期处理能力
流程事件超期处理能力即某个流程事件在某节点未及时得到处理,呈现“超期”状态
 
图5.4员工出差引发的联运流程自动处理

工作流一规范化管理的重要利器 
时,OA系统所能够采取的措施或行动。流程事件超期处理能力是确保流程应用通行顺畅、良 好的有效保障。一般超期处理能力能够适应如下措施:
□通过站内信、即时通、手机短信、微信等多种形式给当前人员提醒。
□由流程管理人员定期或不定期地进行流程事件检查,对发现的问题及时督办处理。
□配置超期自动处理为“默认通过”或“继续等待”。
□利用流程的联动能力设计超期预定义动作。

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