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  面对眼花缭乱的OA产品该如何选型?OA办公系统选型三大原则

  作为用户单位,面对让人眼花缭乱的众多厂商的OA产品,应该如何选择?

  □是选择一个功能强大的平台化产品,还是选择一款即时应用的应用产品?

  □是选择全国最知名的品牌产品,还是选择一个最适合自己的产品?

  □是选择一个行业化、个性化的产品,还是选择一个通用化的产品?

  □是选择功能丰富而完整的产品,还是选择简便易用、实用性强的产品?

  □是选择J2EE技术体系产品,还是选择ASP/.NET技术体系产品?

  □是选择价格便宜的产品,还是选择质量优异但价格高的产品?

  □是选择一个更好的产品,还是选择一个更好的服务商?

  在系统选型中,虽然人们存在这样或那样的疑惑,有各种不同的想法,但还是有比较 成熟的考虑方法,即明确的产品选型原则。

 面对眼花缭乱OA产品该如何选型?OA办公系统选型三大原则


  1.系统先进性原则

  信息化永远是与时俱进的,昨日神乎其神的东西,今日便成为大家共有的东西。如数 年前OA办公系统中被视为“先进”的手机短信、手写全文批注等功能在今日早已“飞入寻常 百姓家了”。几年前手机移动办公仅是少数软件厂商特有的“先进功能”,而今似乎成了标 配。所以,所谓“先进性”永远是相对的,是动态变化的。

  很多人对“系统先进性”有一个误区,将“具有很多功能模块”的系统认为“功能强 大”,将一些新型的技术应用视为技术先进。个人认为那些“很多功能模块”的系统往往是 能用的和不能用的功能模块的堆叠,真正的实用性是大打折扣的,这些功能模块有些是早 已废旧的,有些是中看不中用的,甚至有些是半成品。关于这个问题可参考4.3节。

  对于系统的“先进性”,我认为它应该从四个方面进行考量:

  其一,系统设计蕴含着先进的现代管理理念,而不是杂乱无章、毫无意义的功能堆叠、 技术作秀。

  其二,当前先进的新技术应用。如当前智能手机终端应用、微信整合技术应用、自安 全保障技术、Ajax等技术应用。我认为,那些大概念下的技术,如J2EE技术、SOA技术、 BI技术、SDK跨平台技术,往往过于空泛,不会让用户明确感受到这些大概念技术的优势;反

  而是一些精微的先进技术应用才能给客户带来不同凡响的感受。

  其三,强大的业务处理能力。业务处理能力不但表现在强大的工作流、BI智能分析、 完善的消息处理机制、统一应用门户、绩效考核管理等,更是系统数据处理的智能化、自 动化等方面的能力。

  其四,强大的系统二次开发能力、扩展能力以及系统集成能力。一个完整的、强大的 系统应该具有良好的个性化适应能力、二次开发能力以及系统集成能力。只有这样的系统 才能保障客户的应用系统具有更长久的生命力(参考第4章)。

  2 .适用性原则

  适用性不同于“系统可用性”。系统可用性指从用户角度来评判系统是否高效、易用, 是否达到所需要的功能要求,通过可用性测试和意见收集对系统可用性进行评估,可偏重 于系统的用户体验、技术实现方面。

  系统适用性主要指系统是否满足客户个性化的管理需要,是否适合客户应用现状,更 偏重于软件产品与客户实际应用的对接、耦合程度。不同厂商的产品总有自己的理解和定 位,选择适合企业自身需求的产品非常重要。

  适用性可以从如下几个方面进行评估:

  其一,是否适合企业的管理架构。如多层集权式集团管理架构、多层分权式集团管理 架构、单一经营主体管理架构、合作伙伴式管理架构等每种管理架构都有对OA系统不同 的要求。企业要选择适合自己管理架构的OA产品,无论它是直接可用,还是个性化实施 以满足需求。这一点可以参考移动OA办公系统框架

  其二,能否满足企业现有IT环境。IT环境指当前企业网络环境、服务器设置环境、 支撑软件环境、安全环境、存储环境等。有些企业可能缺乏足够的、独立的运行环境,有 些单位可能有特殊的网络环境架构,如内外网双向应用,有些单位要求系统与数据的分享 存储,有些企业要求全部基于Limix部署,有些企业要求基于非IE浏览器使用,有些企业 要求基于英文环境应用……这些基础环境都对产品选型产生影响。

  其三,能否满足企业IT建设规划要求。有些单位将OA办公系统视为独立系统进行釆 购、部署,这对于软件产品和服务厂商要求较为简单;有些单位要求OA办公系统作为单 位IT信息化建设进行整体规划,如要求能够与其他业务系统进行应用整合(参考);有些 单位将OA办公系统作为单位统一的信息门户进行考虑;有些企业要求OA系统承担人力 资源管理、工作流审批平台等重要功能。并非每个产品都能适用于企业的各种IT规划要求,所以企业要认真遴选。

  3.开放性原则

  在企业信息化建设日趋复杂的情况下,系统的开放性也日益成为一个软件产品考察的 重要因素。系统开放性指OA办公系统无论数据结构、系统功能还是程序代码都是开放的, 可以供其他系统方便调用、集成和复用。

  OA办公系统的开放性包括四个方面:

  其一,系统数据结构开放性。系统应用所有数据对象(数据表、视图、存储过程等)、 数据结构定义都有相关说明,都提供规范访问方法。

  其二,系统功能接口幵放性,即对外提供统一的单点登录方法,以及定向具体功能的 单点登录方法,使其他系统可以方便地集成OA办公系统的某些功能。

  其三,系统用户体系开放性,即对外提供系统用户信息分享、同步更新、体系建立等 相关接口,以便实现企业整体信息化建设中的统一用户管理(UMS)的实现。

  其四,程序代码的开放性,即用户能够查看甚至修改系统的程序代码以解决用户的某 些特殊需求,如对某些信息显示的个性化设置。虽然程序代码的开放性存在一定争议,许 多厂商(尤其采用.NET技术体系实现开发的厂商)认为程序代码是软件企业的生命,是不 应该对外开放的,但临场调整与修改的实际需求又是非常现实的问题,作为企业用户自然 希望能够获得一定的“知情权”。

  釆用上述3个选型原则进行产品遴选,相信企业能够选择到自己最满意的产品。当然 这是建立在对各个OA产品的充分了解基础之上,以及诸多商务条款的谈判、确立。虽然 说目前国内有独立品牌的OA产品非常多,但能符合企业需要的、适用于企业的产品却并 不多,尤其是较知名的产品大都以标准产品、标准实施为主,对客户实际需求和个性需求 比较漠视。

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